Conservación de registros para patrocinadores de sindicaciones: qué guardar y por cuánto tiempo
En esta página
Cuando un proyecto termina, los archivos no. Años después un inversionista puede hacer una pregunta, un estado puede preguntar por una presentación, el IRS puede preguntar por un K-1 o puede surgir una disputa. Los patrocinadores que guardaron registros ordenados responden en una tarde. Los demás pasan semanas. Esta publicación enumera qué guardar, cómo organizarlo y cómo pensar en cuánto tiempo. No es un calendario legal de conservación, porque los requisitos difieren, así que confirma el tuyo con tu abogado y tu contador.
¿Qué debe haber en el expediente?
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Oferta | Memorándum de oferta y cada suplemento, acuerdo operativo, acuerdo de suscripción, resumen del proyecto, mercadeo usado, grabaciones de seminarios web |
| Exención | Elección de 506(b) o 506(c), a quién se contactó y cómo, notas de la relación, Form D y enmiendas, avisos estatales. Consulta el Form D |
| Inversionistas | Suscripciones firmadas, prueba de acreditación, verificaciones, cuestionarios de malos actores, W-9, registros de transferencias, comunicaciones |
| Dinero | Registros de escrow, estados de cuenta, registros de distribuciones, historial de cuentas de capital |
| Impuestos | Declaraciones, K-1, papeles de trabajo, calendarios de depreciación, estudio de segregación de costos |
| Propiedad | Contrato de compra, estados de cierre, título, levantamiento, inspecciones, documentos del préstamo, seguros |
| Gobierno | Enmiendas al acuerdo operativo, consentimientos y votos, notas de reuniones |
¿Qué agrega la 506(c)?
En una oferta 506(c) debes tomar medidas razonables para verificar que cada comprador es acreditado, y necesitas demostrar cómo (SEC, Rule 506(c)). Guarda la carta, los documentos revisados o la confirmación del proveedor, la fecha y tu razonamiento. Consulta la verificación de inversionistas acreditados.
¿Cuánto tiempo debes guardarlo?
No hay una respuesta única. El IRS da una guía general sobre cuánto tiempo conservar los registros fiscales, que depende del tipo de declaración y del concepto (IRS). Las reclamaciones de valores tienen sus propios plazos, que pueden correr desde la venta o desde el descubrimiento, con un límite máximo (15 U.S.C. 77m). Los acuerdos operativos suelen dar a los miembros el derecho de inspeccionar los libros. Muchos patrocinadores deciden conservar los expedientes de oferta e inversionistas durante muchos años después de que termina el proyecto, y los registros de propiedad y base hasta mucho después de la venta. Trátalo como una práctica elegida y luego confirma el calendario con tu abogado.
¿Cómo lo organizas?
- Una carpeta por proyecto, con la misma estructura cada vez.
- Una carpeta por inversionista dentro de ella, o un registro en el CRM con documentos vinculados.
- Nombra los archivos con claridad, con fecha y versión.
- Guarda en dos lugares, con acceso limitado a quien lo necesite. Consulta cómo proteger los datos de los inversionistas.
- Lleva un índice de lo que existe y dónde está.
- Archiva al cierre y de nuevo en la venta.
¿Cuándo debes dejar de borrar?
Si hay una disputa, una consulta de un regulador o la amenaza de una reclamación, suspende el borrado normal de todo lo que pueda ser relevante y habla con un abogado. Destruir registros después de ese punto puede causar problemas mucho peores que la propia disputa.
Nuestra opinión
Llevar registros es aburrido y rinde en el peor momento. Arma el expediente sobre la marcha, porque reconstruirlo dos años después es mucho más difícil.
Ventajas y desventajas, y para quién no es
- No es un calendario legal de conservación. Los requisitos difieren según el estado, la entidad y el tipo de registro.
- Error común: guardar identificaciones de inversionistas para siempre en el correo.
- No sustituye a un abogado.
Cómo encaja DoorRaise
DoorRaise ayuda a los patrocinadores a reunir capital para edificios de apartamentos de 5 o más unidades entre amigos y seguidores que ya confían en ellos, bajo la Rule 506(b) o la 506(c). Somos software, preparación de documentos legales, coordinación del escrow y servicios de verificación. No somos un despacho de abogados, ni un corredor de bolsa (broker-dealer), ni un asesor de inversiones, ni un portal de financiamiento, ni un banco ni un agente de escrow, y no guardamos el dinero de los inversionistas: los inversionistas envían su dinero por transferencia bancaria a la cuenta de escrow en Enterprise Bank & Trust, a nombre del proyecto.
DoorRaise mantiene el proyecto en su propia compañía con sus propios documentos y una página del proyecto, y verifica la acreditación de cada inversionista, en captaciones 506(b) y 506(c). Tarifas fijas, nunca un porcentaje de lo captado (ver precios). Crea tu página de patrocinador gratis.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe guardar un patrocinador los registros de inversionistas?
No hay una sola regla. Muchos los guardan durante años después de que termina el proyecto. Confirma con tu abogado.
¿Debo guardar los registros de verificación 506(c)?
Sí. Debes poder demostrar cómo verificaste que cada inversionista era acreditado.
¿Puedo borrar identificaciones antiguas de inversionistas?
Borra lo que ya no necesites, cuando estés seguro de que ninguna regla ni disputa lo exige, y hazlo de forma segura.
¿Quién debe custodiar los registros?
La entidad patrocinadora, con controles de acceso. No dependas del correo personal de una sola persona.
Fuentes
- IRS, How long should I keep records?
- 15 U.S.C. 77m, limitation of actions
- SEC, Rule 506(c) and verification
- SEC, Form D
Esta publicación es información general, no asesoría legal, fiscal ni de inversión. Los requisitos de conservación varían. Habla con un abogado de valores y con tu contador. DoorRaise no es un despacho de abogados, ni un corredor de bolsa (broker-dealer), ni un asesor de inversiones, ni un portal de financiamiento.