Cómo armar el presupuesto de operación del primer año de un edificio de apartamentos que acabas de comprar
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El presupuesto de operación del primer año es el plan mes por mes de los ingresos y los gastos de operación del edificio con el que trabaja el administrador de la propiedad y contra el que tú reportas. Parte de tu análisis, pero es más detallado: los ingresos se arman con la relación de rentas real, los vencimientos de contratos y tu plan de renovaciones y rotación, y cada línea de gasto se reconstruye con contratos, presupuestos y los nuevos números de impuesto predial y seguro, no con el historial del vendedor. La remodelación y otros gastos de capital van en un presupuesto de capital aparte, pagado con las reservas captadas para eso, así que el presupuesto de operación muestra el flujo de efectivo real del edificio. Defínelo antes del cierre, adóptalo en el primer mes y compara cada mes los resultados reales contra él.
Esta guía explica cómo armar el presupuesto línea por línea. Sigue de tu análisis y alimenta tus reportes trimestrales para inversionistas.
Paso 1: Ingresos, unidad por unidad
- Empieza con la relación de rentas al cierre. La renta y la fecha de vencimiento del contrato de cada unidad.
- Vencimientos de contratos. Anota qué contratos terminan cada mes. Para cada uno, supón una tasa de renovación y un aumento al renovar, o una salida.
- Desocupación por rotación. Para cada salida, presupuesta los días vacíos de preparación y renta. Las unidades remodeladas tardan más.
- Contratos nuevos. Usa rentas que puedas sostener con rentas comparables, no el tope del mercado.
- Pérdida por contrato y concesiones. Muéstralas en líneas separadas para seguir el avance. Mira la pérdida por contrato (loss to lease).
- Cuentas incobrables. Presupuesta un porcentaje de la renta según el historial del edificio y el mercado, no cero.
- Otros ingresos. Reembolsos de servicios, cuotas, estacionamiento, lavandería y bodegas, cada uno en su línea. Mira los otros ingresos.
Paso 2: Gastos de operación, línea por línea
| Línea | De dónde sale el número |
|---|---|
| Tarifa de administración de la propiedad | El contrato de administración (normalmente un porcentaje de lo cobrado) |
| Nómina | El plan de personal del administrador: gerente en sitio, renta de unidades, mantenimiento |
| Reparaciones y mantenimiento | El historial del edificio, ajustado por antigüedad y estado |
| Rotación (preparación de unidades) | Salidas esperadas por el costo de cada preparación |
| Servicios | De 12 a 24 meses de recibos, por medidor, ajustados por cambios de tarifa y cualquier plan de reembolso |
| Servicios contratados | Jardinería, control de plagas, basura, elevador, monitoreo contra incendios, según los contratos |
| Publicidad y renta | Sitios de anuncios, letreros, incentivos de renta |
| Administrativos | Software, oficina, legal, contabilidad, comisiones bancarias |
| Impuesto predial | La estimación después de la venta, no la boleta del vendedor. Mira la revaluación del impuesto predial |
| Seguro | La prima y los deducibles de la nueva póliza. Mira los costos del seguro |
| Depósitos a la reserva de reemplazo | El depósito mensual que exige el prestamista, si lo hay |
Compara el total con la proporción de gastos de operación de edificios parecidos. Un presupuesto muy por debajo de la proporción del mercado necesita una razón.
Paso 3: Un presupuesto de capital aparte
Enlista cada proyecto de capital (interiores de unidades, techo, HVAC, estacionamiento, amenidades) con su costo, su calendario y su fuente de dinero: la reserva de remodelación captada al cierre, una retención del prestamista para capital o el efectivo de operación. Separarlo muestra a los inversionistas si el edificio en sí está funcionando, y ayuda a tu CPA a decidir qué se deduce como reparación y qué se capitaliza y deprecia.
Paso 4: Tiempos mes por mes
Reparte cada línea en los meses en que de verdad cae: los pagos del impuesto predial, la prima del seguro (o la reserva mensual), los servicios de temporada, la jardinería y la limpieza de nieve, y la rotación en la temporada alta de rentas. Eso da un flujo de efectivo mensual que muestra si las distribuciones se pueden pagar a tiempo.
Paso 5: Trabaja contra él cada mes
- Pide al administrador de la propiedad un reporte de lo presupuestado frente a lo real junto con los estados financieros mensuales.
- Marca las diferencias por encima de un umbral que tú fijes (por ejemplo, 10% y un monto en dólares) y pide una explicación.
- Vuelve a proyectar el resto del año después de cada trimestre.
- Reporta las líneas clave y las diferencias a los inversionistas en tu reporte trimestral.
Cómo encaja DoorRaise
DoorRaise ayuda a los patrocinadores a reunir capital para edificios de apartamentos de 5 o más unidades entre sus amigos y seguidores, bajo la Rule 506(b) o la 506(c), y envía reportes trimestrales para inversionistas una vez que el proyecto cierra. Prepara los documentos estándar de la oferta, forma la LLC, presenta el Form D y los avisos estatales, y verifica a los inversionistas acreditados en los proyectos bajo la 506(c). El escrow está en Enterprise Bank & Trust, un banco asegurado por la FDIC, y los inversionistas aportan su dinero solo por transferencia bancaria. Consulta los precios. La contabilidad la lleva el contador del proyecto o el servicio opcional Property Books & Taxes. DoorRaise no es un despacho de abogados, corredor de bolsa (broker-dealer), asesor de inversiones, portal de financiamiento ni banco.
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DoorRaise está hecho para edificios de apartamentos de 5 o más unidades: un solo enlace para el proyecto, escrow hasta el cierre y una tabla de comisiones estándar.
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Preguntas frecuentes
¿Quién prepara el presupuesto, el patrocinador o el administrador de la propiedad?
Normalmente el administrador de la propiedad hace el borrador y el patrocinador lo revisa, lo cuestiona y lo aprueba. El resultado es responsabilidad del patrocinador, porque los inversionistas juzgan el proyecto contra él.
¿El presupuesto debe coincidir exactamente con el análisis?
Debe poder ligarse a él, pero es más detallado y puede cambiar una vez que tienes contratos, números de impuestos y seguro, y el calendario real de contratos. Explica a los inversionistas cualquier diferencia grande.
¿Los pagos de la hipoteca van en el presupuesto de operación?
El servicio de la deuda va debajo del ingreso neto de operación. La mayoría de los patrocinadores muestra el NOI, luego el servicio de la deuda y las reservas, y luego el efectivo disponible para distribuciones.
¿Cada cuánto se revisa el presupuesto?
Adopta uno para el año, consérvalo como base y vuelve a proyectar cada trimestre para poder comparar tanto el presupuesto original como la proyección más reciente.
Siguiente paso: mira cómo los números se vuelven reportes para inversionistas en la plantilla de reporte trimestral para inversionistas.
Fuentes
- Fannie Mae Multifamily (en inglés)
- IRS Publication 527, Residential Rental Property (en inglés)
Esta publicación es información general, no asesoría contable, legal ni de inversión. Habla con tu administrador de la propiedad y con tu contador sobre tu edificio. DoorRaise no es un despacho de abogados, un corredor de bolsa, un asesor de inversiones ni un portal de financiamiento.